joulujuhlan tietosuojaseloste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) ja tietosuojalain (1050/2018) mukainen rekisteriseloste
Rekisterinpitäjä
Operaatio Ruokakassi ry
Y-tunnus: 2367603-8
Tietosuojasta vastaava henkilö:
Julia Lastunen, toiminnanjohtaja
Sähköposti: julia.lastunen(at)operaatioruokakassi.fi
Tietosuojaseloste luotu: 10.10.2025
Rekisterin nimi:
Operaatio Ruokakassi ry:n joulujuhlahakemusten rekisteri
Rekisterin käyttötarkoitus ja oikeusperuste:
Henkilötietoja kerätään joulujuhlan osallistumishakemusten vastaanottamista ja käsittelyä sekä tapahtuman järjestämistä varten.
Tietoja käytetään:
hakemusten käsittelyyn ja osallistujien valintaan
osallistujien kanssa yhteydenpitoon ja käytännön järjestelyihin (esim. liikuntarajoitteet
tilastointiin ja toiminnan kehittämiseen
Käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn antama suostumus (EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 a-kohta) sekä yhdistyksen oikeutettu etu (6 artikla 1 f-kohta) yhdistyksen tapahtumatoiminnan toteuttamiseksi.
Rekisterin sisältämä tieto
Hakemuksessa kerättävät tiedot voivat sisältää:Etu- ja sukunimi
Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
Alaikäisten lasten etu- ja sukunimet sekä iät
Muiden hakemuksella haettavien täysi-ikäisten henkilöiden etu- ja sukunimet
Muut tapahtumajärjestelyyn vaikuttavat tiedot (kuten liikuntarajoitteet)
Mahdollinen muu lisätieto (vapaa tekstikenttä)
Tietojen luovutus, siirrot ja säilytysaika
Käytettävä ulkoinen palveluntarjoaja:
Webropol Oy, joka toimii tietojenkäsittelijänä. Webropol huolehtii palvelun teknisestä toteutuksesta ja tietoturvasta EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tiedot saadaan henkilöltä itseltään Webropol-lomakkeen kautta, jonka vastaaja täyttää ja lähettää.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, ellei se ole välttämätöntä tapahtuman järjestämiseksi (esimerkiksi erityistarpeiden toteuttamiseksi). Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen joulujuhlan järjestämisen ja siihen liittyvän raportoinnin kannalta, kuitenkin enintään 12 kuukautta tapahtuman jälkeen.
Tämän jälkeen tiedot poistetaan turvallisesti.
Tietojen suojaus
Tiedot käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseksi.
Webropol-lomakkeet ja tiedonsiirto ovat suojattuja (HTTPS-salaus).
Tiedot tallennetaan salattuihin tietojärjestelmiin ja suojatuille palvelimille.
Paperitulosteita ei käytetä, ellei se ole välttämätöntä (esim. tapahtumapäivän osallistujalista). Mahdolliset tulosteet hävitetään turvallisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
tarkastaa itseään koskevat tiedot pyydettäessä
pyytää tietojensa oikaisua tai poistamista
peruuttaa suostumuksensa
vastustaa tietojensa käsittelyä oikeutetun edun perusteella
tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto)
Pyyntö rekisteritietojen tarkastamisesta tai poistamisesta tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen: julia.lastunen(at)operaatioruokakassi.fi
Evästeiden käyttö
Joulujuhlan hakulomake toteutetaan Webropolin palvelussa, joka käyttää evästeitä teknisiin ja tilastollisiin tarkoituksiin. Evästeet eivät vahingoita käyttäjän laitetta, ja niitä käytetään vain palvelun toiminnan varmistamiseen.
Rekisteriselosteen muuttaminen
Operaatio Ruokakassi ry pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön tai toiminnan muutosten vuoksi. Päivitystiedot lukevat selosteen alussa.
